Sprawozdanie finansowe to coroczny obowiązek zarządu. Co musisz wiedzieć, żeby nie wpaść w kłopoty

Stan prawny: 10 lutego 2026 r.

Jeśli prowadzisz spółkę (albo inną jednostkę, która ma pełną księgowość), to sprawozdanie finansowe nie jest „opcją”. To jest obowiązek. I co ważne: za jego treść odpowiada zarząd, a nie biuro rachunkowe. Księgowość sporządza dokumenty, przygotowuje sprawozdanie technicznie, ale nie może kreować wyniku w oderwaniu od dokumentacji np. żeby bank był zadowolony. To zarząd przedstawia dokumenty i potwierdza, że dane są rzetelne i pokazują prawdziwą sytuację firmy.

Poniżej wyjaśniam kto musi zrobić sprawozdanie, kto je podpisuje, jakie są terminy, gdzie je wysłać po zatwierdzeniu.

1) Kogo dotyczy obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego?

Najprościej: sprawozdanie finansowe sporządzają podmioty prowadzące księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość.

W praktyce najczęściej będą to:

  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne
  • spółki komandytowe i komandytowo akcyjne
  • spółki jawne i partnerskie, jeśli mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
  • fundacje, stowarzyszenia i inne jednostki, jeśli prowadzą pełną księgowość


Jeśli jesteś wpisany do KRS, to bardzo często obowiązek sprawozdania jest oczywisty. Dodatkowo, podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają dokumenty finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

2) Kto odpowiada za sprawozdanie: zarząd, a nie księgowość?

W ustawie o rachunkowości jest to powiedziane wprost: to kierownik jednostki (w spółkach najczęściej zarząd) odpowiada za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, także wtedy, gdy prowadzenie ksiąg zostało powierzone biuru rachunkowemu.

Co to oznacza w praktyce:

  • księgowość prowadzi księgi i przygotowuje projekt sprawozdania na podstawie dokumentów i danych
  • zarząd odpowiada za to, czy te dane są kompletne, prawdziwe i czy spółka ujawniła wszystko, co trzeba
  • zarząd odpowiada też za decyzje biznesowe, które wpływają na wynik (na przykład: odpisy, rezerwy, wyceny, polityka rachunkowości, ocena kontynuacji działalności)

Księgowość ma pokazać wynik, który wynika z faktów i dokumentów. To zarząd zatwierdza sprawozdanie i bierze za nie odpowiedzialność.

3) Terminy: kiedy sporządzić, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie Ustawa trzyma się trzech kluczowych kroków:

Krok 1: sporządzenie sprawozdania
Masz na to maksymalnie 3 miesiące od dnia bilansowego.

Krok 2: zatwierdzenie sprawozdania
Sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez właściwy organ (zwykle zgromadzenie wspólników) nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Krok 3: złożenie dokumentów
Po zatwierdzeniu dokumenty składa się w odpowiednim miejscu (najczęściej KRS) w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Przykład dla najczęstszego roku obrotowego (31 grudnia):

  • dzień bilansowy: 31.12.2025
  • sporządzenie sprawozdania: do 31.03.2026
  • zatwierdzenie: do 30.06.2026
  • złożenie po zatwierdzeniu: do 15.07.2026

Uwaga praktyczna: jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie 6 miesięcy, ustawa przewiduje dodatkowy obowiązek złożenia go w KRS „po terminie” oraz ponownie po zatwierdzeniu.

4) Jakie dokumenty trzeba złożyć do KRS

Do Repozytorium Dokumentów Finansowych składa się co najmniej:

  • roczne sprawozdanie finansowe
  • uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania oraz o podziale zysku albo pokryciu straty
  • sprawozdanie z badania, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu
  • sprawozdanie z działalności, jeśli dana jednostka ma taki obowiązek

5) Podpisy: kto podpisuje sprawozdanie i jak Sprawozdanie finansowe podpisują:

  • osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (czyli zwykle księgowa lub biuro rachunkowe, jeśli formalnie prowadzi księgi)
  • kierownik jednostki (najczęściej zarząd)

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, co do zasady podpisują wszyscy członkowie. Ustawa dopuszcza też wariant, w którym podpis składa co najmniej jedna osoba z zarządu, a pozostali składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy

W praktyce podpisy elektroniczne robi się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym.

6) Gdzie wysłać sprawozdanie: KRS czy Szef KAS To częste źródło zamieszania, więc prosto:

– jeśli jednostka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, sprawozdanie składane jest wyłącznie do KRS (przez system Ministra Sprawiedliwości)
– osoby fizyczne na pełnej księgowości składają e sprawozdanie do Szefa KAS w terminie złożenia zeznania
– podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS składają e sprawozdanie do Szefa KAS w terminie 15 dni od zatwierdzenia

7) Co grozi za brak sprawozdania albo brak złożenia w terminie Konsekwencje potrafią być dotkliwe:

  • odpowiedzialność po stronie zarządu
  • ryzyko grzywien i postępowań
  • problemy w KRS (wezwania, postępowania przymuszające)
  • praktyczne skutki biznesowe: brak wiarygodności w banku, u kontrahentów, w przetargach. Banki oceniają ryzyko na podstawie danych finansowych i wielu innych elementów.

8) Mini checklista dla zarządu: co warto przygotować:

  • dopilnuj kompletności dokumentów i umów (leasingi, kredyty, pożyczki, najmy, dotacje)
  • potwierdź rozliczenia wspólników, zobowiązania i należności
  • ustal decyzje o podziale zysku albo pokryciu straty
  • zatwierdź terminy i podpisy, żeby nie było chaosu na koniec czerwca

Księgowość w ramach usług zleconych współpracuje z zarządem i dokonuje w tym celu następujących czynności:

  • zamknięcie ksiąg i weryfikacji kont
  • porównanie inwentaryzacji i rozliczenie różnic
  • sprawdzenie rozrachunków, rezerw, odpisów, wycen
  • przygotowanie informacji dodatkowej (ważne wyjaśnienia)
  • przygotowanie plików do podpisu i wysyłki

Jeśli chcesz mieć pewność, że sprawozdanie finansowe jest zrobione rzetelnie, podpisane prawidłowo i złożone w terminie, skontaktuj się z naszym biurem. Sprawdzimy Twoją sytuację i przeprowadzimy Cię przez cały proces bez stresu.

Źródła artykułu: