Koszty uzyskania przychodu w spółce z o.o. Jak legalnie obniżyć podatek dochodowy CIT.

Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością daje duże możliwości w zakresie optymalizacji podatkowej. Kluczem jest jednak prawidłowe rozliczanie kosztów uzyskania przychodu (KUP). W tym artykule wyjaśniamy, jakie wydatki można wliczyć w koszty, jak rozliczać wynagrodzenie zarządu, czym różni się leasing operacyjny od finansowego oraz jakie błędy mogą wzbudzić zainteresowanie organów skarbowych.

1. Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych w art. 16 tej ustawy.

Przykładowe wydatki, które spółka z o.o. może wliczyć w koszty:

• Wynagrodzenia i składki ZUS – zarówno dla pracowników na umowach o pracę, jak i na umowach cywilnoprawnych.
• Koszty biura i lokalu – czynsz, media, sprzątanie, ochrona.
• Leasing i wynajem sprzętu – samochody, komputery, maszyny.
• Usługi doradcze i prawne – księgowość, obsługa prawna, konsulting.
• Marketing i reklama – kampanie w internecie, druk materiałów, prowadzenie social media.
• Podróże służbowe – bilety lotnicze, hotele, diety pracowników.
• Wyposażenie i oprogramowanie – komputery, meble, licencje.

Uwaga: Każdy wydatek musi mieć udokumentowany związek z działalnością spółki i nie może znajdować się na liście wyłączeń z art. 16 ustawy o CIT.

2. Wynagrodzenie członków zarządu – trzy główne formy

Prawidłowy wybór formy wynagrodzenia wpływa na wysokość podatku i składek. Poniżej najważniejsze różnice:

• Umowa o pracę – pełne składki ZUS, podatek według skali (12%/32%). Daje prawo do świadczeń emerytalnych, ale generuje wysokie obciążenia.
• Kontrakt menedżerski / umowa o świadczenie usług – składki zależne od tytułu, opodatkowanie jako działalność wykonywana osobiście. Rozwiązanie elastyczne i często stosowane w spółkach.
• Powołanie uchwałą – brak składek społecznych (od 2022 r. obowiązuje składka zdrowotna), opodatkowanie jako działalność wykonywana osobiście. Limit kosztów uzyskania przychodu: 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie).

Ważne: Wynagrodzenia zarządu  (o ile są rynkowe i udokumentowane) mogą stanowić koszt podatkowy spółki. Nie dotyczy to jednak świadczeń jednostronnych na rzecz organów stanowiących (art. 16 ust. 1 pkt 38a CIT).

3. Leasing i wynajem – efektywne planowanie kosztów

Leasing jest jednym z najpopularniejszych sposobów na rozłożenie wydatków w czasie:

• Leasing operacyjny – raty leasingowe w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, VAT odliczany na bieżąco.
• Leasing finansowy – przedmiot leasingu wchodzi do majątku spółki, koszt podatkowy powstaje przez odpisy amortyzacyjne i część odsetkową rat.

Podobnie wynajem lokalu może być korzystniejszy niż zakup: całość czynszu jest kosztem, a spółka nie zamraża kapitału.

4. Najczęstsze błędy w rozliczaniu kosztów

Unikaj wydatków, które mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy:

• Brak związku z działalnością – np. zakup luksusowego zegarka jako „materiału promocyjnego”.
• Nieprawidłowa dokumentacja – brak opisu celu wydatku, brak protokołów podróży służbowych.
• Wydatki prywatne właścicieli – np. używanie firmowego auta prywatnie bez opodatkowania tzw. nieodpłatnego świadczenia.

5. Gdzie kończy się optymalizacja, a zaczyna agresywna polityka podatkowa

Coraz częstsze kontrole KAS i urzędów skarbowych dotyczą:

• zawyżania kosztów (fikcyjne faktury),
• nieopodatkowanego przekazywania majątku spółki na cele prywatne,
• sztucznego zawyżania wynagrodzeń zarządu.

Takie działania mogą prowadzić do doszacowania dochodu, sankcji i odpowiedzialności karno-skarbowej.

6. Podsumowanie – jak działać bezpiecznie i skutecznie

• Zaliczasz w koszty tylko wydatki faktycznie związane z działalnością.
• Dokumentujesz każdy wydatek z podaniem celu biznesowego.
• Rozważasz leasing lub wynajem zamiast zakupu środków trwałych.
• Dobierasz formę wynagrodzenia zarządu do strategii podatkowej.
• Unikasz agresywnych metod optymalizacji.

Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia

Prowadzenie spółki z o.o. daje realne możliwości ograniczania podatku CIT, ale wymaga znajomości przepisów i bieżącego śledzenia zmian.

Zapraszam do współpracy z naszym biurem rachunkowym.

Przeanalizujemy Twoje wydatki, dobierzemy optymalne rozwiązania i zadbamy o bezpieczeństwo podatkowe.

Skontaktuj się z nami i umów konsultację, a razem zaplanujemy strategię, która pozwoli Ci rozwijać firmę, a nie martwić się o kontrolę skarbową.

Stan prawny: 28 września 2025 r. Artykuł oparty na aktualnych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2025) oraz interpretacjach Krajowej Informacji Skarbowej.