Rozliczenie roczne PIT za 2025 r. Jakie informacje i dokumenty są potrzebne biuru rachunkowemu, aby rozliczenie było prawidłowe i terminowe

Stan na 10 lutego 2026 r.

Roczne rozliczenie podatku dochodowego (PIT) przedsiębiorcy wymaga nie tylko danych wynikających z ewidencji księgowych, lecz także informacji, których biuro rachunkowe nie posiada automatycznie, ponieważ dotyczą sytuacji rodzinnej, ulg, innych źródeł dochodu lub wpłat dokonanych poza standardowym obiegiem księgowym. Brak choćby jednego z tych elementów może skutkować opóźnieniem, koniecznością korekty albo utratą prawa do preferencji i ulg.

Poniższy materiał przedstawia, jakie dane należy przekazać biuru rachunkowemu przy rozliczeniu PIT za 2025 r., w tym przy rozliczeniu wspólnym małżonków, uldze na dzieci, preferencji dla osoby samotnie wychowującej dziecko oraz przy odliczeniu strat z lat ubiegłych. Uwzględniono również praktykę weryfikacji zaliczek na podstawie raportu z e-Urzędu Skarbowego.

1) Terminy i sposób złożenia zeznania za 2025 r.

Od 15 lutego 2026 r. w usłudze Twój e-PIT udostępniane są rozliczenia PIT za 2025 r. (gov.pl)
W przypadku przedsiębiorców zeznania takie jak PIT-28, PIT-36 i PIT-36L co do zasady wymagają uzupełnienia i zatwierdzenia przez podatnika. (gov.pl)

2) Dlaczego biuro rachunkowe prosi o dane „spoza księgowości”

Ewidencje prowadzone dla działalności gospodarczej (KPiR, ewidencja przychodów, rejestry VAT) nie obejmują m.in.:

  • dochodów z innych źródeł (np. etat, zlecenia, kapitały, najem prywatny),
  • sytuacji rodzinnej (wspólne rozliczenie, dzieci, samotne wychowywanie),
  • wydatków i dokumentów do ulg (np. darowizny, IKZE),
  • danych o stratach z lat poprzednich, jeśli nie były rozliczane w danym roku,
  • informacji o wpłatach zaliczek faktycznie zaksięgowanych na koncie podatnika w urzędzie skarbowym.

Z tego względu biuro rachunkowe, aby wykonać rozliczenie prawidłowo, musi otrzymać komplet informacji od przedsiębiorcy.

3) Zakres informacji i dokumentów potrzebnych do rozliczenia PIT za 2025 r.

A. Informacje podstawowe
  • forma opodatkowania w 2025 r. (skala, podatek liniowy, ryczałt),
  • informacja, czy planowane jest rozliczenie indywidualne czy wspólne z małżonkiem,
  • informacja czy podatnik zamierza skorzystać z preferencji dla osoby samotnie wychowującej dziecko (jeżeli dotyczy).
B. Dochody i dokumenty spoza działalności gospodarczej

Jeżeli w 2025 r. wystąpiły inne źródła dochodu, należy przekazać do biura odpowiednie informacje (np. PIT-11, PIT-8C, PIT-R) oraz dane dotyczące przychodów/dochodu, w szczególności:

  • umowa o pracę, zlecenie, dzieło,
  • świadczenia z ZUS (np. emerytura, renta),
  • najem prywatny,
  • dochody kapitałowe,
  • dochody zagraniczne (jeżeli dotyczy).

Zestawienie tych elementów jest konieczne, aby prawidłowo ustalić dochód do opodatkowania, limity niektórych ulg oraz możliwość zastosowania preferencji.

C. Składka zdrowotna w rozliczeniu rocznym (zależna od formy opodatkowania)

W 2025 r. zasady odliczenia składki zdrowotnej zależą od formy opodatkowania:

  • przy podatku liniowym możliwe jest odliczenie składek zdrowotnych do określonego limitu, dla rozliczenia za 2025 r. limit wynosi 12 900 zł, (podatki.gov.pl)
  • przy ryczałcie odlicza się 50% zapłaconych składek zdrowotnych, (podatki.gov.pl)
  • przy skali podatkowej składki zdrowotnej nie odlicza się w zeznaniu. (podatki.gov.pl)

Z tego względu biuro rachunkowe weryfikuje informacje o wysokości zapłaconych składek zdrowotnych w 2025 r. oraz zbiera potwierdzenia opłaconych zaliczek zgodnie z formą opodatkowania.

4) Preferencje i ulgi rodzinne: jakie dane są konieczne

A. Wspólne rozliczenie małżonków

Wspólne rozliczenie jest możliwe po spełnieniu warunków wskazanych przez Ministerstwo Finansów, w tym dotyczących pozostawania w związku małżeńskim i wspólności majątkowej. (podatki.gov.pl)

Do rozliczenia wspólnego biuro rachunkowe potrzebuje:

  • danych identyfikacyjnych małżonka (w zakresie niezbędnym do rozliczenia),
  • informacji o dochodach małżonka (np. PIT-11, inne formularze),
  • informacji o ulgach i odliczeniach przysługujących małżonkowi.
B. Ulga na dzieci

Ulga prorodzinna wymaga ustalenia liczby dzieci, okresu przysługiwania ulgi oraz spełnienia warunków dotyczących m.in. dochodów w określonych przypadkach. (podatki.gov.pl)

W szczególności należy przekazać:

  • dane dzieci niezbędne do wykazania ulgi,
  • informację, za jakie miesiące ulga przysługuje,
  • w przypadku dzieci pełnoletnich informację o spełnieniu warunków (np. nauka, dochody), jeżeli ma to zastosowanie. (podatki.gov.pl)
C. Preferencja dla osoby samotnie wychowującej dziecko

Preferencja przysługuje po spełnieniu warunków wskazanych przez Ministerstwo Finansów; wybór następuje poprzez zaznaczenie właściwego pola w zeznaniu. (podatki.gov.pl)

Aby rozliczenie było prawidłowe, biuro rachunkowe powinno uzyskać od podatnika informację o spełnieniu przesłanek do zastosowania tej preferencji oraz podstawowe dane dotyczące sytuacji rodzinnej.

5) Strata z lat ubiegłych: informacje niezbędne do odliczenia

Możliwość odliczenia straty jest limitowana oraz rozłożona w czasie. Ministerstwo Finansów wskazuje zasady rozliczania straty, w tym limity roczne oraz okres, w którym można dokonać odliczenia. (podatki.gov.pl)

Biuro rachunkowe potrzebuje:

  • informacji, w którym roku (latach) powstała strata,
  • informacji, z jakiego źródła pochodziła (istotne dla prawidłowego rozliczenia),
  • informacji, w jakiej kwocie była już odliczana w latach poprzednich.

6) Weryfikacja zaliczek: raport z e-Urzędu Skarbowego

W praktyce rozliczeń rocznych częstym problemem są rozbieżności pomiędzy zaliczkami wyliczonymi w trakcie roku a zaliczkami przypisanymi na koncie podatnika w urzędzie skarbowym. Mogą one wynikać m.in. z błędnego opisu przelewu, zaksięgowania w innym okresie, przeksięgowań lub kompensat.

Z tego względu biura rachunkowe proszą o raport z e-Urzędu Skarbowego przedstawiający historię wpłat zaliczek. Instrukcja wskazuje ścieżkę: e-US, zakładka Rozliczenia, wybór podatku, następnie możliwość eksportu.

Instrukcja rozliczenie z eUS

7) Minimalny zestaw informacji, który warto przekazać do biura

Jeżeli przedsiębiorca chce usprawnić proces, rekomendowane jest przekazanie jednorazowo:

  • raport podatnika z e-Urzędu z potwierdzeniem formy opodatkowania w 2025 r.,
  • dokumentów o dochodach spoza działalności (jeżeli wystąpiły),
  • informacji o rozliczeniu wspólnym lub samotnym wychowywaniu dziecka (jeżeli dotyczy),
  • danych do ulgi na dzieci i informacji o okresie przysługiwania ulgi,
  • informacji o stratach z lat ubiegłych i ich wykorzystaniu,
  • zestawienia zapłaconych składek ZUS (w tym zdrowotnej),
  • raportu z e-Urzędu Skarbowego potwierdzającego sumę i historię wpłaconych zaliczek.

Rzetelne rozliczenie roczne PIT za 2025 r. wymaga współpracy: biuro rachunkowe przygotowuje rozliczenie na podstawie ewidencji i dokumentów, natomiast przedsiębiorca dostarcza informacje dotyczące ulg, sytuacji rodzinnej, innych dochodów oraz wpłat na konto urzędu skarbowego. Im wcześniej zostanie przekazany kompletny zestaw danych, tym większa pewność rozliczenia terminowego i bez konieczności korekt.

Jeżeli chcą Państwo, abyśmy przygotowali rozliczenie roczne PIT za 2025 r. z uwzględnieniem przysługujących ulg i weryfikacją zaliczek na koncie podatnika, prosimy o kontakt z naszym biurem.