Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Czy to naprawdę najprostsza forma opodatkowania?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych uchodzi za jedną z najprostszych form opodatkowania działalności gospodarczej. W tej formie podatek liczony jest od przychodów, bez uwzględniania kosztów ich uzyskania, co znacząco upraszcza rozliczenia. Nie zawsze jednak jest to rozwiązanie najkorzystniejsze, a  przed wyborem najlepiej przeanalizować warunki ustawowe oraz własną strukturę kosztów.

Na czym polega ryczałt

Podatnik płaci podatek od całości przychodu, bez pomniejszenia o koszty uzyskania. Odliczyć można jedynie elementy wskazane w ustawie, np. składki na ubezpieczenia społeczne. Podstawą prawną jest ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 1850 z późn. zm.).

Stawki ryczałtu w 2025 r.

Wysokość stawki zależy od rodzaju działalności gospodarczej. Ustawa przewiduje m.in.:

  • 17 % – wolne zawody, m.in. radcy prawni, doradcy podatkowi, tłumacze
  • 15 % – określone usługi, np. reklamowe, doradcze, wybrane informatyczne
  • 14 % – usługi opieki zdrowotnej (PKWiU dział 86), usługi architektoniczne i inżynierskie, badania i analizy techniczne (PKWiU dział 71), specjalistyczne projektowanie (PKWiU 74.1)
  • 12 % – wybrane usługi informatyczne i edukacyjne
  • 12,5 % – od nadwyżki przychodów z najmu ponad ustawowy limit
  • 8,5 % – najem, dzierżawa, wiele usług ogólnych
  • 5,5 % – działalność wytwórcza, budowlana, rzemieślnicza
  • 3 % – działalność handlowa, gastronomiczna bez alkoholu, niektóre usługi transportowe
  • 2 % – sprzedaż produktów roślinnych i zwierzęcych przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy, przy spełnieniu warunków ustawowych

Ustawa dopuszcza stosowanie różnych stawek w ramach jednej działalności, jeżeli poszczególne rodzaje przychodów kwalifikują się do odmiennych stawek.

Kto może korzystać z ryczałtu

Z ryczałtu mogą korzystać osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych, jeżeli przychody w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro, przeliczonej według kursu średniego NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego.
Z rozliczenia kwartalnego mogą korzystać podatnicy, których przychody w poprzednim roku nie przekroczyły równowartości 200 000 euro.
Przychody z najmu prywatnego (poza działalnością gospodarczą) od 2023 r. muszą być opodatkowane ryczałtem.

Kto jest wykluczony

Nie mogą korzystać z ryczałtu m.in.:

  • osoby wykonujące działalność na rzecz byłego pracodawcy w zakresie pokrywającym się z obowiązkami z umowy o pracę
  • podatnicy osiągający przychody z działalności ustawowo wyłączonej (np. część usług finansowych, niektóre usługi prawnicze)
  • podmioty, które w poprzednim roku podatkowym przekroczyły limit 2 000 000 euro – utrata prawa następuje od 1 stycznia kolejnego roku

Brak możliwości uwzględniania kosztów

Podstawowym ograniczeniem ryczałtu jest brak prawa do pomniejszania przychodu o koszty. Jeśli działalność wymaga dużych nakładów (np. na sprzęt, materiały, wynajem), ryczałt może prowadzić do wyższego obciążenia podatkowego niż opodatkowanie dochodu według skali lub podatku liniowego.

Kiedy ryczałt jest korzystny

Ta forma opodatkowania sprawdzi się przede wszystkim, gdy:

  • koszty prowadzenia działalności są niskie w stosunku do przychodów
  • działalność kwalifikuje się do niskich stawek (14 %, 8,5 %, 5,5 %, 3 %)
  • przedsiębiorca chce uprościć rozliczenia i zmniejszyć obowiązki ewidencyjne
  • działalność ma charakter usługowy, bez dużych inwestycji

Najczęstsze błędy podatników

  • wybór ryczałtu bez analizy kosztów i symulacji obciążeń
  • niedopilnowanie limitów przychodów skutkujące utratą prawa do ryczałtu
  • nieprawidłowa kwalifikacja stawki ryczałtu
  • nierzetelne prowadzenie ewidencji przychodów

Jak zgłosić wybór ryczałtu

Jeśli podatnik już prowadzi działalność gospodarczą i chce w kolejnym roku rozliczać się w formie ryczałtu, oświadczenie o wyborze tej formy musi złożyć do 20 stycznia roku podatkowego. Zgłoszenia dokonuje się w praktyce poprzez zgłoszenie zmiany formy opodatkowania poprzez wniosek składany w CEIDG. To kluczowa data i nie należy jej mylić z terminem 20 lutego, który  dotyczy zmiany innych form opodatkowania.

Dla nowo zakładanej działalności termin jest inny. Jeśli działalność rozpoczyna się w trakcie roku, zgłoszenia można dokonać:

  • do dnia poprzedzającego dzień uzyskania pierwszego przychodu albo
  • w dniu uzyskania pierwszego przychodu.
    Jeżeli pierwszy przychód przypada w grudniu, terminem granicznym jest koniec roku podatkowego.

Zgłoszenie złożone w terminie skutkuje tym, że podatnik od początku danego roku (lub od dnia rozpoczęcia działalności) rozlicza się w formie ryczałtu. Wyboru nie trzeba co roku ponawiać, bo wybór obowiązuje w kolejnych latach, do czasu kiedy przedsiębiorca nie zrezygnuje z tej formy lub nie straci do niej prawa, np. po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów

Podsumowanie

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych zapewnia prostotę i przewidywalność rozliczeń. Jest korzystny, gdy koszty są niewielkie, a działalność mieści się w kategoriach z niższą stawką podatku. Nie sprawdzi się w firmach o wysokich kosztach, gdzie opodatkowanie dochodu może być korzystniejsze.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1850 z późn. zm.).